Het verbeteren van werkkapitaal is een van de belangrijkste middelen voor het genereren van cash. Werkkapitaal zit vaak vast bij klanten of leveranciers en kost de organisatie dus veel geld. Het terugdringen van dit werkkapitaal zou dan ook hoog op de agenda moeten staan. Hiervoor is beter inzicht in de voorraden, een sterk inkoopbeleid, betere betaalafspraken met leveranciers en een strak debiteurenbeleid nodig.
Waar zit het geld?
Hier zijn drie deelgebieden in te onderscheiden, namelijk het verkorten van de betaaltermijn van debiteuren, het laag houden van de voorraad en zelf niet te vroeg betalen aan leveranciers.
Voor het sneller betaald krijgen van facturen hoeft niet altijd naar de klant gekeken te worden. Veel bedrijven factureren namelijk slechts één keer per maand, wat betekent dat het gemiddeld een halve maand langer duurt voordat u uw geld binnenkrijgt. Het kan een stuk efficiënter zijn om eens per week de rekeningen te verwerken.
Ook de opvolging van uitstaande facturen is een focuspunt. Verkoopcontracten worden afgesloten door salesmanagers, maar wanneer het geld niet binnenkomt, wordt iemand van de administratie aan het werk gezet. Hier vindt soms ruis plaats over de gemaakte afspraken. Door niet alleen financiële medewerkers, maar ook commerciële medewerkers bewust te maken, wordt de opvolging van de uitstaande facturen een bredere verantwoordelijkheid.
Interne bedrijfsprocessen
Op papier kunnen de juiste afspraken worden vastgelegd, maar de interne bedrijfsprocessen zijn misschien nog wel belangrijker. Maak werkkapitaaloptimalisatie daarom onderdeel van uw bedrijfscultuur. Mensen dienen van hoog tot laag overtuigd te worden van de noodzaak van het optimaliseren van werkkapitaal.
Het fiscale landschap verandert:
5 tips voor verdienmodellen van de toekomst
Hoe komen uw mensen in beweging?
- Ga op pad
Zoek eerst uit waar de pijnpunten zitten. Hoe lopen de processen? Waar zit de vertraging als het gaat om facturen? Worden ze niet op tijd verstuurd of worden ze niet op tijd betaald? Waar zitten de kosten? Kijk ook naar de ergernissen van de medewerkers, als je hierop weet in te spelen, wordt dat de motor van de verbetering. - Steun vanuit de bovenste laag
Zorg dat de uiteindelijke maatregelen ook door de bovenste laag van de organisatie gesteund worden. Laat het een terugkerende en heldere boodschap zijn. Het belang is daardoor direct duidelijk. - Betrek medewerkers
Probeer allereerst het management te overtuigen van de voordelen van het traject. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor hun specifieke afdeling. Wijs medewerkers op eventuele gevolgen als er teveel geld vast blijft zitten in de productieketen. Laat medewerkers daarnaast ook meedenken over besparingen en laat hen met enige regelmaat samenkomen om te brainstormen en ervaringen te delen. Alleen targets stellen helpt niet, het is sterker als medewerkers zelf met oplossingen komen. - Communiceer en beloon de successen
Vervolgens is het belangrijk voor het moraal om de successen te blijven delen en steeds weer duidelijk te maken waarom verandering nodig is. Ook een bijpassende incentive kan zorgen voor motivatie om ermee door te gaan. Zorg dat het geen tijdelijk project wordt. Het moet in de genen van de organisatie komen.
Gedragsverandering
Cash flow optimalisatie is een inspanning van de hele organisatie. Uiteindelijk zal een gedragsverandering moeten plaatsvinden binnen de organisatie. De nieuwe manier van werken zal een onderdeel moeten worden van de cultuur van het bedrijf.